A tutti i partecipanti del “Conclave del Regno Eterno – ITER ERRANTIS” 2013,

Vi contattiamo per comunicarvi che sulle spese previste per il pernottamento presso la sede dell’evento è stato applicato un sovrapprezzo del quale ci è giunta menzione solo oggi (24/08).

A seguito di questa segnalazione da parte dei responsabili della casa che ospiterà i partecipanti della sessione lo staff TdA ha espresso il suo ragionevole disappunto, chiamando in causa gli accordi stabiliti in origine e in base ai quali erano state stabilite le quote di iscrizione; siamo infine riusciti a ridurre il sovrapprezzo di 5 euro a persona (rispetto ai 15 richiesti) ma non è stato altresì possibile far rientrare la spesa nel preventivo iniziale.

Per questo siamo costretti a richiedere un supplemento extra di 10 euro sulla quota del Conclave.

A tal proposito l’associazione esprime un vivo rammarico per l’accaduto e resta doverosamente disponibile a fornire ulteriori spiegazioni agli interessati.

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Il supplemento in oggetto potrà esser versato dai partecipanti all’arrivo presso la sede dell’evento la sera di giovedì 12 Settembre.

Quanti non potessero o volessero versare il supplemento riceveranno il rimborso dell’intera quota precedentemente versata e in quel caso potranno subentrare al loro posto  quanti fossero finora rimasti esclusi dall’evento dopo il termine dei posti disponibili.

Segnaliamo inoltre che i posti-letto presso la sede dell’evento sono leggermente superiori a quanto stimato e quindi l’associazione ha deciso di mettere a disposizione altre 5 iscrizioni.

Per ogni questione legata alle iscrizioni potete fare riferimento alla nostra tesoriera Elena Spossati (cell. 339-2445903 / e-mail. Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.).

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Cogliamo l’occasione anche per darvi gli ultimi consigli in vista del Conclave. Preghiamo tutti i partecipanti di leggere con molta attenzione i punti seguenti:

• Arrivo dei partecipanti e parcheggio delle automobili: Per evitare che i veicoli dei partecipanti restino posteggiati a ridosso delle aree di gioco, le automobili in arrivo la sera di giovedì 12 Settembre dovranno scaricare passeggeri e bagagli presso il piazzale della casa e quindi tornare nel parcheggio asfaltato situato all’inizio del tratto sterrato che precede l’edificio. Dopo aver parcheggiato i guidatori potranno quindi raggiungere a piedi la casa o usufruendo dei veicoli che eventualmente lo staff potrà mettere a disposizione.

• Materiali di gioco: Ricordiamo ai partecipanti che sarebbe opportuno che ciascuno fosse munito di una borraccia che possa ben sposarsi col contesto di gioco e di un calice/corno per bere durante i pasti.

• Alloggi: La maggior parte delle camerate per i partecipanti dell’evento sono situate al secondo piano della casa. Si prega ogni ospite, nel rispetto degli altri, di limitare l’ingombro dei bagagli riposti negli alloggi e di osservare il massimo silenzio durante le ore di riposo.

• Pasti e lavaggio delle stoviglie/posate: I pasti saranno consumati nel refettorio al piano terra. Al termine del pasto i commensali dovranno gettare le stoviglie di plastica nei bidoni e lavare le posate utilizzate nel ripostiglio tra refettorio e cucina dove sarà disponibile un’apposita vasca.

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Per ogni domanda vi raccomandiamo di contattarci entro domenica 8 Settembre in quanto nella settimana successiva lo staff sarà impegnato nel seguire i preparativi nel Conclave.

Auspichiamo che, nonostante gli ultimi contrattempi, ciascuno di voi possa trarre il massimo divertimento nel prender parte al Regio Conclave dell’anno XXVI!

Sinceri saluti,

Andrea Botarelli